Praca zdalna przestała być rozwiązaniem tymczasowym i została wpisana do Kodeksu pracy jako pełnoprawny sposób wykonywania obowiązków. Oznacza to konkretne obowiązki po stronie pracodawcy i konkretne uprawnienia po stronie pracownika — także w kwestiach, o których wiele osób nie wie, że im przysługują.
Trzy tryby pracy zdalnej
Przepisy przewidują kilka wariantów. Praca zdalna całkowita oznacza wykonywanie obowiązków wyłącznie poza siedzibą pracodawcy. Praca hybrydowa łączy dni w biurze z dniami w domu w ustalonych proporcjach. Istnieje też praca zdalna okazjonalna, przyznawana na wniosek pracownika w wymiarze limitowanym w skali roku — z założenia doraźna, na wyjątkowe sytuacje.
Zasadą jest uzgodnienie: praca zdalna może zostać ustalona przy zawieraniu umowy albo w trakcie zatrudnienia, na wniosek jednej ze stron. Pracodawca może polecić pracę zdalną jednostronnie tylko w szczególnych okolicznościach przewidzianych w przepisach, na przykład w stanie nadzwyczajnym lub gdy zapewnienie bezpiecznych warunków w zakładzie stało się czasowo niemożliwe.
Wnioski, których nie można odrzucić bez uzasadnienia
Kodeks wyróżnia grupy pracowników, wobec których wniosek o pracę zdalną ma wzmocniony charakter. Należą do nich między innymi rodzice małych dzieci, opiekunowie osób z niepełnosprawnością oraz pracownice w ciąży. Pracodawca musi taki wniosek uwzględnić, chyba że charakter pracy albo organizacja zakładu to uniemożliwiają — a odmowę zobowiązany jest uzasadnić na piśmie w określonym terminie.
Ekwiwalent i ryczałt za koszty
To najczęściej pomijany element. Pracodawca ma obowiązek zapewnić materiały i narzędzia niezbędne do pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych związanych z wykonywaniem pracy. W praktyce najczęściej stosowany jest ryczałt — stała miesięczna kwota wypłacana obok wynagrodzenia. Jej wysokość powinna odpowiadać przewidywanym kosztom, ustalanym z uwzględnieniem norm zużycia sprzętu, cen energii i lokalnych stawek za internet.
Jeżeli pracownik korzysta z własnego sprzętu, przysługuje mu ekwiwalent pieniężny. Zarówno ryczałt, jak i ekwiwalent, prawidłowo ustalone, nie stanowią przychodu podlegającego opodatkowaniu — nie są bowiem wynagrodzeniem, lecz zwrotem kosztów.
Co musi znaleźć się w dokumentach
- Miejsce wykonywania pracy zdalnej wskazane przez pracownika i uzgodnione z pracodawcą.
- Zasady pokrywania kosztów oraz sposób ustalenia ryczałtu lub ekwiwalentu.
- Reguły porozumiewania się i potwierdzania obecności w godzinach pracy.
- Zasady kontroli wykonywania pracy oraz kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.
- Procedury ochrony danych osobowych i zasady bezpieczeństwa informacji.
- Zasady instalacji, serwisu i konserwacji powierzonego sprzętu.
BHP i wypadek przy pracy w domu
Obowiązki z zakresu bezpieczeństwa nie znikają wraz z wyjściem z biura. Pracownik składa oświadczenie, że jego stanowisko w domu zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy, a wcześniej zapoznaje się z oceną ryzyka zawodowego przygotowaną przez pracodawcę. Co istotne, wypadek podczas wykonywania obowiązków w domu może zostać uznany za wypadek przy pracy — decyduje związek zdarzenia z wykonywaną pracą, a nie adres, pod którym do niego doszło.
Kontrola i granice
Pracodawca ma prawo kontrolować wykonywanie pracy zdalnej, ale na zasadach uzgodnionych wcześniej i w porozumieniu z pracownikiem co do terminu. Kontrola nie może naruszać prywatności pracownika ani osób wspólnie z nim mieszkających, ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych zgodnie z ich przeznaczeniem.
Powrót do pracy stacjonarnej
Gdy praca zdalna została uzgodniona w trakcie zatrudnienia, każda ze stron może wystąpić z wiążącym wnioskiem o powrót do dotychczasowych warunków. Przepisy przewidują termin na przywrócenie poprzedniej organizacji pracy. Inaczej wygląda sytuacja, gdy praca zdalna była elementem umowy od początku — wtedy jej zmiana wymaga porozumienia stron albo wypowiedzenia warunków pracy.
Praktyczny wniosek jest prosty: warunki pracy zdalnej powinny być spisane, a nie ustalone ustnie. Jasny zapis o ryczałcie, godzinach dostępności i zasadach kontroli chroni obie strony i eliminuje większość późniejszych sporów.
Tekst ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Stan prawny może ulegać zmianom.
