Paragon, faktura, rachunek, nota — dokumenty, które w codziennym języku bywają używane zamiennie, a w praktyce oznaczają zupełnie różne rzeczy i mają różne skutki. Rozróżnienie przydaje się zarówno przy prowadzeniu działalności, jak i przy zwykłej reklamacji butów.
Paragon fiskalny
To dokument wystawiany przez kasę rejestrującą przy sprzedaży na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności. Potwierdza dokonanie transakcji i zarejestrowanie sprzedaży dla celów podatkowych. Dla konsumenta ma znaczenie przede wszystkim dowodowe: to najprostszy dowód zawarcia umowy sprzedaży, przydatny przy reklamacji.
Warto wiedzieć, że sprzedawca nie może uzależnić przyjęcia reklamacji od okazania paragonu. Paragon jest wygodnym, ale nie jedynym dowodem zakupu — równie dobrze działa wyciąg z konta, potwierdzenie płatności kartą czy e-mail z potwierdzeniem zamówienia.
Faktura
Faktura jest dokumentem księgowym o ściśle określonej treści. Musi zawierać między innymi datę wystawienia, kolejny numer, dane obu stron wraz z numerami identyfikacji podatkowej, nazwę towaru lub usługi, ilość, cenę jednostkową, wartość netto, stawkę i kwotę podatku oraz kwotę należności ogółem. Brak któregokolwiek z elementów obowiązkowych bywa podstawą do zakwestionowania dokumentu.
Najważniejsza zasada praktyczna dotyczy kolejności: jeżeli sprzedaż została zarejestrowana na kasie, faktura do paragonu dla przedsiębiorcy może zostać wystawiona tylko wtedy, gdy numer identyfikacji podatkowej nabywcy znalazł się na paragonie. Prośba o fakturę „na firmę” tydzień po zakupie, gdy na paragonie nie ma numeru, zwykle kończy się odmową — i jest to odmowa zgodna z przepisami.
Faktura uproszczona
Paragon z numerem identyfikacji podatkowej nabywcy do określonej kwoty jest traktowany jak faktura uproszczona. Oznacza to, że stanowi pełnoprawny dokument księgowy i nie należy do niego wystawiać osobnej faktury. To częsty punkt sporny przy tankowaniu paliwa czy drobnych zakupach firmowych.
Rachunek
Rachunek wystawiają podmioty, które nie mają obowiązku wystawiania faktur — w praktyce dotyczy to części działalności zwolnionych z podatku od towarów i usług oraz niektórych umów cywilnoprawnych. Rachunek zawiera mniej elementów niż faktura, ale również stanowi dowód księgowy.
Nota księgowa i nota korygująca
- Nota księgowa — dokument dla rozliczeń nieobjętych podatkiem od towarów i usług, na przykład kar umownych czy odsetek za opóźnienie.
- Nota korygująca — wystawia ją nabywca, gdy na fakturze są błędy w danych formalnych, na przykład literówka w nazwie lub adresie. Nie służy do zmiany kwot.
- Faktura korygująca — wystawia ją sprzedawca, gdy zmienia się cena, ilość, stawka podatku albo gdy nastąpił zwrot towaru.
Duplikat
Zgubiona faktura nie jest problemem nie do rozwiązania: sprzedawca ma obowiązek wystawić duplikat na wniosek nabywcy. Duplikat ma tę samą moc co oryginał i zawiera adnotację o swoim charakterze. W przypadku paragonu duplikat nie istnieje, ale sprzedawcy zwykle są w stanie odtworzyć transakcję z systemu.
Terminy, o których warto pamiętać
- Faktura powinna zostać wystawiona w terminie określonym przepisami, liczonym od dostawy lub wykonania usługi.
- Żądanie faktury do sprzedaży udokumentowanej paragonem można zgłosić w ograniczonym czasie od końca miesiąca, w którym doszło do transakcji.
- Dokumenty księgowe przechowuje się przez kilka lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
Praktyczna zasada
Jeśli kupujesz jako firma, powiedz o tym przed zarejestrowaniem sprzedaży i podaj numer identyfikacji podatkowej. To jedno zdanie eliminuje niemal wszystkie późniejsze problemy z dokumentacją.
Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej. W sprawach indywidualnych warto skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym.
